V případové studii organizace Žebřík uvidíte, jak digitalizace pomohla osamostatnit novou pobočku a nastavit v ní moderní a efektivní procesy řízení od úplného základu. I přes prvotní obavy některých členů dnes šetří čas, mají ve všem přehled a získali i manažerské dovednosti. A nezapomeňte – pokud potřebujete pomoct s profesionalizací své organizace, přihlaste se do kurzu Nezisk.Digital.

Medailonek organizace

Jsme organizace pro křesťanskou sociální práci. Naším posláním je podpořit osoby ohrožené sociálním vyloučením a informovat společnost o křesťanských hodnotách.
Aktuální hlavní činností je podpora rodin, které přišly z Ukrajiny. Působíme v Prostějově a v Olomouci. Mezi naše aktivity patří poradenská a psychosociální podpora, komunitní aktivity, hlídání dětí či materiální podpora pro potřebné.
Ke konci roku 2024 měl náš spolek sedm členů. V prosinci 2025 má olomoucká pobočka pět členů.

S čím jsme do kurzu vstupovali

O digitalizaci jsme začali uvažovat především z praktických důvodů. Většina z nás pracuje na dálku, a proto jsme potřebovali nástroje, které nám umožní efektivně spolupracovat a sdílet informace.

Pro někoho z nás byla digitalizace důvodem k nadšení, pro jiné naopak zdrojem obav. Nešlo o neochotu, spíše o nejistotu, zda vše zvládneme a jestli nám nové nástroje práci skutečně usnadní.

Do kurzu jsme přišli s konkrétní představou. Potřebovali jsme nástroj, kde se budou koncentrovat naše aktuální projektové věci. Když bude chtít vedoucí vědět, jak se daří projektu, podívá se na jedno místo – a nebude muset nikomu volat.

Zpočátku jsme si mysleli, že kurz přinese hlavně doporučení dvou či tří programů. Postupně nám ale docházelo, že jde o něco širšího – o přemýšlení nad procesy v organizaci a jejich zefektivnění.

Jak jsme postupovali

V době, kdy jsme byli v kurzu, jsme zároveň otevřeli novou pobočku v Olomouci. Znamenalo to modelovat řešení pro prostředí, které se teprve tvořilo. Postupně jsme se dostali ke třem oblastem, které jsme chtěli posunout:

První byla interní komunikace týmu. V této oblasti nám pomohl blueprint z kurzu.

Druhá, ještě důležitější, byla správa projektů a spolupráce s partnerskou pobočkou. V olomoucké pobočce jsme začali používat Miro, s partnerskou pobočkou se nám osvědčilo jednoduché sdílení přes Google dokumenty doplněné o drobné vizuální prvky.

Třetí oblast se týkala správy projektů v novém týmu v Olomouci. Ukázalo se, že potřebujeme nástroj, který zohlední různorodost našeho týmu. Pracujeme s lidmi s velmi odlišným vzděláním, zkušenostmi i digitálními dovednostmi – od vysokoškoláků přes lidi se základním vzděláním, zapojují se také lidé z Ukrajiny.

Po vyzkoušení různých možností jsme se rozhodli pro Freelo, které nám poskytlo jednoduché a přehledné řešení správy projektů.

„Už dřív jsme zkoušeli různé nástroje, ale Freelo nám hodně usnadnilo práci. Poradce nám třeba ukázal, jak můžeme používat Google Tasky nebo jiné nástroje a jak je případně propojit, ale doporučil právě Freelo, a my jsme na něj opravdu přešli.“

– Lenka Malíčková, statutární zástupkyně pobočky Žebřík, z.s. v Olomouci.

Implementace v praxi

Implementace probíhala postupně. Nejprve jsem absolvovala úvodní školení na Freelo a celé zavádění jsem si rozložila do delšího období, abych si nástroj dobře osvojila a získala jistotu. Teprve potom jsem začala zapojovat celý tým.

Dnes Freelo používáme nejen pro správu projektů, ale i pro každodenní úkoly. Oproti době, kdy jsme pracovali v Google dokumentech nebo dokonce na papíře, je to výrazný posun. Máme větší přehled, dokážeme si snadno rozdělit práci a organizace je plynulejší.

Druhá pobočka zatím přistupuje k novým metodám opatrně a rozšíření nástrojů na celý spolek zatím neproběhlo.

„Vedení se k tomu zatím stavělo trochu tak, že se jich to vlastně moc netýká, protože mají svůj vlastní provoz a my jsme řešili jen dílčí agendy. Braly to tak, že ať si to nejdřív vyzkouším já, a když se to osvědčí, tak jim o tom řeknu. Dali mi vlastně volnou ruku, protože jsou zahlcené novými projekty a nemají momentálně kapacitu ani mentální, ani personální, na to, aby se tomu mohly věnovat. Řekly, že když uvidí praktické přínosy a že se nám to osvědčí, možná se k tomu přikloní i ony. Sdílím proto základní principy a zkušenosti s jedním člověkem, se kterým spolupracuji, a který vidí hodnotu a užitek tohoto přístupu. On se momentálně připravuje na to, že by mohl tento způsob v budoucnu převzít.“

– Lenka Malíčková

Co nám kurz přinesl

1️⃣ Osamostatnění a nová vize

Založili jsme novou pobočku – s vlastní registrací, IČO, samostatnými projekty a rozšířením služeb i cílových skupin.

2️⃣ Jasná struktura a konec chaosu

Získali jsme přehlednější správu projektů, úkolů a dokumentů, včetně propojení s kalendářem.

3️⃣ Posílení digitálních kompetencí

Zároveň jsme posílili manažerské dovednosti, jistotu v práci s IT i větší schopnost vést tým.

4️⃣ Úspora času

Přehledněji řídíme projekty projektů, úkoly a dokumenty - propojené s kalendářem. Nahradili jsme práci v Google Docs i styl „tužka papír“.

„Pro mě není tak důležitý samotný digitální nástroj, ale spíš proces, kterým jsem prošla.“

– Lenka Malíčková, statutární zástupkyně pobočky Žebřík, z.s. v Olomouci.

Co si z toho mohou odnést další organizace?

Příběh Žebříku ukazuje, že digitalizace nemusí být odděleným projektem. Může být přirozenou součástí organizačního růstu.
Zkušenost týmu potvrzuje několik věcí:
Je důležité zohlednit různorodost týmu a jeho digitální dovednosti.
Postupné zavádění nástroje pomáhá získat jistotu a podporu týmu.
Podpora vedení – byť formou „volné ruky“ – může vytvořit prostor pro testování a hledání funkčního řešení.
Digitalizace může podpořit nejen efektivitu, ale i vznik nové organizační struktury.

Klíčové změny a jejich dopad

Znalosti a dovednosti:
Posílení manažerských dovedností, pojmenování a řešení obav, práce s digitálními nástroji (Freelo, Miro).

Strategie: Založení nové pobočky organizace, definování vize, plánování konkrétních projektů a úkolů.

Chování: Pozitivní vliv prostředí kurzu na otevřenost k novým metodám a nástrojům.

Role vedení: Vedení první pobočky v Prostějově se k novým nástrojům staví spíše pasivně a nechce aktivně rozvíjet digitalizaci u sebe, ale zároveň poskytlo týmu v Olomouci volnou ruku pro testování nových metod s tím, že rozšíření nových nástrojů a postupů na celou organizaci je možné v budoucnosti. Pozitivně naladěné vedení v Olomouci se stalo klíčové pro implementaci změn v týmu.

Udržitelnost: Založení samostatné, soběstačné pobočky, úspora času a zvýšení efektivity díky digitálním nástrojům, což vytváří podmínky pro dlouhodobou udržitelnost.

👉 Chcete také pomoci s profesionalizací své organizace? Nahradit chaos klidem a přehledem, propojit nástroje a vyladit procesy a hlavně mít více času na své poslání i větší dopad? Podívejte se na další běh online kurzu Nezisk.Digital, kde se tohle vše naučíte.