Příběh Střediska sociální prevence Olomouc ukazuje, že digitalizace není jen o zavádění nových technologií. Skutečná změna často začíná tím, že organizace vytvoří prostor, kde mohou zaměstnanci otevřeně pojmenovat problémy, které je dlouhodobě brzdí. I když se navržená řešení zatím nepodařilo plně zavést, online kurz Nezisk.Digital pomohl propojit týmy, otevřít dialog napříč organizací a připravit půdu pro budoucí změny.

Medailonek organizace

Jsme Středisko sociální prevence Olomouc, příspěvková organizace poskytující sociální služby v Olomouckém kraji. Poskytujeme také služby v oblasti sociálně-právní ochrany dětí (SPOD) a koordinujeme integraci cizinců v kraji. Pomáháme rodinám, dětem, pěstounům i obětem domácího násilí.

Náš tým tvoří více než 50 zaměstnanců rozprostřených na několika pobočkách po celém kraji. Fungujeme ve složité organizační struktuře s vysokou administrativní zátěží a vícestupňovým schvalováním. V době vstupu do kurzu jsme zároveň procházeli výraznou personální obměnou.

S čím jsme do kurzu vstupovali

Do kurzu jsme vstupovali s přesvědčením, že naše organizace má velký prostor fungovat efektivněji a že digitalizace může zaměstnancům ulevit od zbytečné administrativy.

Brzy jsme ale zjistili, že každá skupina v organizaci očekává od digitalizace něco jiného.

Vedení doufalo, že kurz přinese konkrétní technické řešení problémů. Zaměstnanci očekávali hlavně možnost konečně říct, co jim v práci dlouhodobě komplikuje život. A my, účastnice kurzu, jsme chtěli propojit organizaci napříč pobočkami a dát lidem větší možnost ovlivnit procesy, které se jich přímo týkají.

Kurz jsme proto nevnímali jen jako hledání nového nástroje, ale jako příležitost otevřít dialog o tom, jak organizace skutečně funguje.

Jak jsme postupovali

Začali jsme nasloucháním zaměstnancům

Místo jednoho společného workshopu jsme uspořádali sérii setkání pro jednotlivé pobočky a týmy. Každý dostal prostor bezpečně pojmenovat, co mu komplikuje práci.

Právě tato část se ukázala jako největší přínos celého kurzu. Poprvé jsme systematicky mluvili se všemi týmy napříč krajem a zjistili jsme, jak rozdílně jednotlivá pracoviště fungují.

Postupně jsme získané podněty třídili podle důležitosti a hledali oblasti, které mají největší dopad na každodenní práci.

Naučili jsme se, že méně je někdy více

Zpětně víme, že jsme chtěli řešit příliš mnoho témat najednou. Přestože nás průvodkyně opakovaně vedla ke zúžení záběru, snažili jsme se obsáhnout příliš široké spektrum problémů.

Stejně důležitým poučením bylo i to, že frustraci zaměstnanců je potřeba zachytit a zpracovat už během workshopů.

„Už dnes bych to dělala jinak. Frustraci bych zpracovala víc už na workshopech a směrem k vedení přenesla hlavně to konstruktivní.“

– Barbora Žůrková, Středisko sociální prevence Olomouc

Implementace v praxi

Workshopy ukázaly jeden společný problém napříč organizací – přebujelou administrativu a složité schvalovací procesy.

Například cestovní příkazy se stále posílaly poštou, některé výkazy se vyplňovaly několikrát různými způsoby a dovolené se evidovaly v rozsáhlých excelových tabulkách spravovaných jedním pracovníkem.

Jako vhodné řešení jsme vytipovali rozšíření systému PermWeb, který už organizace částečně využívala prostřednictvím dodavatele Kvasar. Díky modulárnímu řešení by bylo možné postupně převést řadu administrativních procesů do elektronické podoby. Tam, kde by PermWeb nestačil, jsme počítali s využitím SharePointu.

Jedna z navržených oblastí se díky podpoře technického experta dostala až k jednání s dodavatelem. Další návrhy ale zatím čekají na rozhodnutí vedení.

Právě zde jsme narazili na největší překážku.

Podpora vedení naší organizace byla na začátku kurzu silná, postupně ale slábla. Přestože jsme připravili konkrétní návrh řešení, po jeho předání jsme dlouhou dobu nedostali zpětnou vazbu a implementace se zastavila.

Ukázalo se, že bez člověka se statutární rozhodovací pravomocí přímo v realizačním týmu se podobné změny prosazují jen velmi obtížně.

Velkou oporou pro nás naopak byla průvodkyně a technický expert, kteří s námi spolupracovali i po skončení kurzu.

„Díky kurzu Nezisk.Digital byli vyslyšeni lidé, které 15 let nikdo neposlouchal.“

– Barbora Žůrková

Co nám kurz přinesl

1️⃣ Propojení organizace napříč krajem

Workshopy poprvé propojily jednotlivé pobočky a týmy. Díky nim jsme lépe pochopili rozdílné fungování organizace a začali společně hledat řešení.

2️⃣ Silnější hlas zaměstnanců

Lidé dostali prostor otevřeně mluvit o problémech, které dlouhodobě řešili jen mezi sebou. V organizaci vznikl nový způsob, jak sbírat zpětnou vazbu.

3️⃣ Jasnější představa o možnostech digitalizace

I když se většina navržených řešení zatím nepodařila zavést, dnes mnohem lépe víme, kde nám technologie mohou skutečně pomoci a jaké procesy mají největší potenciál ke zlepšení.

4️⃣ Know-how zůstává v organizaci

Jednotlivé týmy začaly využívat některé principy z kurzu i bez centrálního schválení. Digitalizační myšlení se tak postupně šíří i zdola.

Co si z toho mohou odnést další organizace?

Zkušenost Střediska sociální prevence Olomouc ukazuje několik důležitých poznatků.

Digitalizace začíná porozuměním problémům lidí, ne výběrem technologií.

Zapojení zaměstnanců dokáže odhalit překážky, které z vedení organizace nejsou vidět.

Stejně důležité jako technické řešení je aktivní zapojení vedení a jasný mandát pro realizaci změn.

A pokud se podaří vytvořit bezpečný prostor pro otevřenou diskusi, může být právě ten největším přínosem celé digitální transformace.

Klíčové změny a jejich dopad

Znalosti a dovednosti: Organizace získala hlubší porozumění vlastním procesům i možnostem digitalizace. Zaměstnanci dostali prostor sdílet zkušenosti a podílet se na hledání řešení.

Strategie: Byly identifikovány klíčové administrativní procesy vhodné pro digitalizaci a připraven návrh jejich postupné elektronizace prostřednictvím systému PermWeb a dalších nástrojů.

Chování: Workshopy propojily jednotlivé pobočky, posílily spolupráci mezi týmy a otevřely kulturu většího sdílení zpětné vazby.

Role vedení: Kurz ukázal, že bez aktivního zapojení vedení a jasného rozhodovacího mandátu se digitalizační změny prosazují jen velmi obtížně.

Udržitelnost: Přestože implementace zatím čeká na rozhodnutí vedení, organizace má připravené konkrétní návrhy, získané know-how i zaměstnance, kteří jsou připraveni v digitalizaci pokračovat.

👉 Chcete také pomoci s profesionalizací své organizace? Nahradit chaos klidem a přehledem, propojit nástroje a vyladit procesy a hlavně mít více času na své poslání i větší dopad? Podívejte se na další běh online kurzu Nezisk.Digital, kde se tohle vše naučíte.