V listopadu 2025 jsme uspořádali tři fokusní skupiny se zástupci veřejně prospěšných organizací. Mapovali jsme to, jak řeší témata rozpočtu, lidí a fundraisingu v souvislosti s digitalizací. Toto je druhý ze dvou shrnujících článků, ve kterém ukazujeme, co by se mělo změnit systémově. V prvním článku ukazujeme, co organizace řeší uvnitř.

Veřejně prospěšné organizace (dále jako VPO) mají řešit složité společenské problémy. Pomáhají lidem v těžkých situacích, pracují s komunitami, poskytují služby, vzdělávají, propojují aktéry a často doplňují kapacity tam, kde systém nestačí.

Zároveň ale samy fungují v prostředí, které jim dlouhodobý rozvoj často komplikuje. Velká část energie, času a pozornosti směřuje do rutinního provozu: administrativy, vykazování, ručního přepisování údajů, hledání informací, správy dokumentů, koordinace lidí a plnění požadavků donorů nebo úřadů.

Digitalizace může tuhle zátěž výrazně snížit. Jenže aby se to stalo, musí na ni mít organizace peníze, lidi a čas.

A právě tady současný systém často selhává.

Digitální zázemí se řeší, až když hoří

Z diskuzí s neziskovými organizacemi vyplynulo, že investice do hardwaru a softwaru se často řeší reaktivně. Ne podle dlouhodobého plánu, ale ve chvíli, kdy se objeví vhodný grant, mimořádný dar, zůstatek v rozpočtu nebo krizová situace.

Počítač se koupí, když doslouží. Licence se platí z malých vlastních rozpočtů. Větší investice se odkládají, dokud se nenajde projekt, do kterého je možné je zahrnout. A provozní náklady na digitální nástroje se často berou jako něco, co se musí nějak zvládnout bokem.

To ale není strategie. To je přežívání.

Některé organizace si už vytvářejí vlastní pravidla: sledují stáří počítačů, plánují obměnu hardwaru, evidují placené IT služby nebo si stanovují minimální standardy vybavení. To je důležitý krok. Jenže bez stabilního financování zůstává i dobře připravený plán často jen přáním.

Největší problém nejsou notebooky

Když se mluví o financování digitalizace, často se debata zúží na nákup techniky. Notebooky, telefony, monitory, licence.

To všechno je samozřejmě potřeba. Bez funkčního hardwaru a softwaru se digitalizovat nedá. Jenže samotné vybavení nestačí.

Skutečná digitalizace vyžaduje také dlouhodobé provozní náklady: správu nástrojů, administraci účtů, pravidelné licence, bezpečnostní opatření, aktualizace, podporu uživatelů a údržbu informačních systémů.

A hlavně vyžaduje lidskou kapacitu.

Někdo musí zmapovat, co organizace potřebuje. Někdo musí vybrat vhodné řešení. Někdo musí připravit zadání. Někdo musí nástroj nastavit, vysvětlit, zavést do praxe a hlídat, že se opravdu používá. Někdo musí komunikovat změnu týmu, řešit odpor, upravovat procesy a reagovat na nové potřeby.

To všechno je práce. A práce stojí peníze.

Pokud se financuje jen nákup nástroje, ale ne čas potřebný k jeho zavedení, digitalizace často skončí ve fázi „máme nový systém“. Formálně ano. Prakticky ho ale lidé obcházejí, používají napůl nebo se po čase vrátí k původním tabulkám a ručním postupům.

Grantová pravidla často neodpovídají realitě

Současné grantové a dotační podmínky navíc často s digitalizací nepočítají jako s legitimní investicí do rozvoje organizace. Výdaje na IT, digitální nástroje, vzdělávání nebo rozvoj interních kapacit bývají v některých programech neuznatelné nebo obtížně obhajitelné.

Organizace pak hledají způsoby, jak tyto náklady schovat do paušálů, nepřímých nákladů nebo jiných položek. Ne proto, že by šlo o něco zbytného. Ale proto, že pravidla neodpovídají tomu, co moderní organizace potřebuje ke kvalitní práci.

V diskuzích zaznívaly i absurdní příklady. Třeba krácení nákladů na techniku podle výše úvazku. Pokud člověk pracuje na 0,4 úvazku, projekt umožní financovat jen odpovídající část telefonu nebo notebooku. Jenže 0,4 telefonu v praxi neexistuje. Stejně tak nedává smysl krátit technické vybavení podpůrným rolím, které jsou pro chod organizace zásadní, jen proto, že nejsou v přímé práci s cílovou skupinou.

Taková pravidla možná vypadají administrativně logicky. Pro organizace jsou ale často prakticky nepoužitelná.

Nepřímé náklady nejsou bezedný prostor

Častá odpověď zní: ať si to organizace zaplatí z nepřímých nákladů.

Jenže nepřímé náklady už dnes pokrývají řadu věcí, bez kterých organizace nemůže fungovat: administrativu, finanční řízení, fundraising, komunikaci, řízení lidí, provoz kanceláře nebo základní organizační zázemí.

Pokud se do nich má schovat i digitalizace, správa nástrojů, licence, technická podpora a práce lidí, kteří změnu skutečně zavedou, problém se jen přesouvá. Neřeší se.

Digitalizace navíc není drobný provozní detail. Je to investice, která může měnit způsob, jak organizace pracuje. Může snížit množství rutinní administrativy, zlepšit spolupráci, zvýšit bezpečnost, posílit zastupitelnost a uvolnit lidem čas na práci s cílovou skupinou.

Právě proto by neměla být neviditelným nákladem schovaným někde v rozpočtu. Měla by být pojmenovanou součástí rozvoje organizace.

Více času na poslání

Hlavní argument pro financování digitalizace je jednoduchý: když organizace tráví méně času rutinním provozem, může více času věnovat svému poslání.

Nejde o technologii pro technologii. Nejde o to, aby každá neziskovka měla nejnovější systém, nejdražší software nebo co nejvíc aplikací. Jde o to, aby lidé nemuseli zbytečně přepisovat data, dohledávat dokumenty, hlídat opakující se termíny, ručně připravovat reporty nebo držet klíčové informace jen ve vlastní hlavě.

Dobře nastavené digitální zázemí pomáhá organizaci dělat stejnou práci s menší zátěží. A někdy jí umožní dělat věci, které by bez technologií vůbec nezvládla: pravidelně pracovat s daty, automatizovat komunikaci, lépe koordinovat tým, rychleji reagovat na potřeby lidí nebo bezpečněji spravovat citlivé informace.

To všechno se nakonec propisuje do dopadu.

Právě tento pohled podrobněji rozvíjíme v dokumentu Více času na poslání – Digitalizace jako příležitost zvýšit dopad veřejně prospěšných organizací. Popisujeme v něm, proč digitalizace není jen technické téma, ale součást profesionalizace občanského sektoru – a proč její financování vyžaduje změnu přístupu ze strany organizací, donorů i dalších aktérů.

Jak by měl vypadat lepší grant na digitalizaci

Pokud má financování digitalizace opravdu pomáhat, nemělo by začínat a končit nákupem techniky. Z diskuzí s organizacemi se rýsuje několik principů, které dávají větší smysl.

Za prvé: začít mapováním procesů. Organizace často potřebuje nejdřív pochopit, kde jí technologie mohou nejvíc pomoct. Mapování procesů rozkrývá současný stav, potřeby, rizika, používané nástroje i místa, kde se ztrácí čas.

Za druhé: financovat konzultační podporu. Organizace ne vždy vědí, jaké možnosti technologie nabízejí, jak dobře připravit zadání nebo jak realisticky naplánovat rozpočet. Externí doprovázení jim může pomoct vyhnout se drahým slepým uličkám.

Za třetí: financovat lidskou kapacitu na implementaci. Zavést digitální změnu znamená věnovat jí soustředěnou pozornost. Nestačí nakoupit systém a doufat, že se ujme. Organizace potřebuje člověka, který bude mít čas změnu koordinovat.

Za čtvrté: umožnit financování provozních nákladů. Licence, správa systémů a technická podpora nejsou jednorázové výdaje. Pokud je grant nepokrývá, organizace může sice nástroj zavést, ale bude mít problém ho dlouhodobě udržet.

Za páté: dát organizacím větší volnost. Místo pravidel typu „0,4 telefonu“ dává větší smysl stanovit rozumný podíl rozpočtu, který lze využít na IT vybavení, licence, správu a digitální rozvoj podle reálných potřeb organizace.

Digitalizace jako strategická investice

Donoři, nadace i veřejné instituce mají v rozvoji digitálního zázemí veřejně prospěšných organizací zásadní roli. Nejen tím, že mohou poskytnout peníze. Ale i tím, že svými pravidly určují, co je považováno za legitimní náklad.

Pokud digitalizace zůstane schovaná v nepřímých nákladech, bude se dál řešit nahodile. Pokud ji budeme vnímat jen jako nákup techniky, mineme její hlavní potenciál. A pokud nebudeme financovat lidi a provoz, budou se organizace dál spoléhat na přetížené interní nadšence, dobrovolnickou podporu a provizorní řešení.

Je čas změnit optiku.

Digitální zázemí není luxus. Není to bonus navíc. A není to jen provozní režie.

Je to infrastruktura, díky které mohou veřejně prospěšné organizace pracovat efektivněji, bezpečněji a s větším dopadem.

Investice do digitalizace je proto investicí do poslání organizace. A pokud chceme, aby organizace měly více času na práci, kvůli které existují, musíme jim pomoct vybudovat zázemí, které jim ten čas nebude brát, ale vracet.