V listopadu 2025 jsme uspořádali tři fokusní skupiny se zástupci veřejně prospěšných organizací. Mapovali jsme to, jak řeší témata rozpočtu, lidí a fundraisingu v souvislosti s digitalizací. Toto je první ze dvou shrnujících článků, ve kterém ukazujeme, co organizace řeší uvnitř. V druhém díle navážeme tím, co by se mělo změnit systémově.

Když se ve veřejně prospěšné organizaci (dále jako VPO) řekne IT, mnoho lidí si představí člověka, který nastaví notebook, vyřeší přihlášení do e-mailu, pořídí antivirus nebo pomůže, když „něco nejde“. Jenže digitalizace je mnohem širší téma.

Jde především o to, jak organizace pracuje.

Kde se ukládají informace. Jak spolu lidé sdílí úkoly. Kdo má přístup k důležitým datům. Jak se předávají agendy při odchodu člověka z týmu. Jestli se stejné údaje přepisují z tabulky do tabulky. Jestli vedení vidí aktuální data pro rozhodování. A jestli nástroje, které organizace používá, lidem skutečně šetří práci.

Právě tohle zaznívalo v diskuzích s lidmi z VPO, které jsme v Česko.Digital vedli na téma financování digitalizace, kapacit a fundraisingu. Ukázalo se, že jednou z největších překážek digitalizace není samotný nedostatek technologií. Je to nedostatek času a kapacity změnu promyslet, zavést a udržet.

„Ajťák“ a člověk pro digitalizaci nejsou totéž

V mnoha organizacích se péče o digitální zázemí přirozeně nabalí na někoho, kdo má k technologiím o trochu blíž než zbytek týmu. Už vám pomohl nastavit sdílený disk, vyzná se v Excelu a spravuje web, protože se toho prostě ujal.

Takový člověk je často nepostradatelný. Jenže právě v tom je problém.

Digitalizace organizace od něj totiž postupně začne vyžadovat mnohem víc než technickou zdatnost. Musí rozumět procesům, potřebám jednotlivých týmů, bezpečnosti, správě účtů, datům, rozpočtu, nástrojům, právnímu kontextu i tomu, jak lidi v organizaci změnou provést.

Jinými slovy: člověk, který „řeší techniku“, a člověk, který „řeší digitalizaci“, jsou ve skutečnosti dvě odlišné role.

První pomáhá udržet provoz v chodu. Druhý mění způsob práce tak, aby organizace fungovala efektivněji, bezpečněji a udržitelněji.

A právě tahle druhá role ve VPO často chybí.

Digitalizace otevírá otázky, které nejsou technické

Když organizace zavádí nový nástroj, málokdy jde jen o výběr aplikace. Velmi rychle se objeví otázky, které s technikou souvisí jen částečně.

Kdo má co schvalovat? Kde má být uložená finální verze dokumentu? Kdo odpovídá za aktualizaci kontaktů? Jak se pozná, že je úkol opravdu hotový? Kdo všechno má mít administrátorská práva? Co se stane, když člověk odejde z organizace? A kdo o tom všem vlastně rozhoduje?

Digitalizace tak často odkryje něco, co v organizaci existovalo už předtím: nejasné procesy, neformální dohody, závislost na konkrétních lidech a rutiny, které vznikly spíš historicky než promyšleně.

Proto nestačí, aby někdo „naklikal nástroj“. Je potřeba, aby měl dostatečný mandát mluvit do toho, jak se v organizaci pracuje. Bez podpory vedení a důvěry týmu se z digitalizace snadno stane jen další pokus, který narazí na realitu každodenního provozu.

Největší bariéra je čas

Mnoho organizací velmi dobře ví, že by jim digitalizace pomohla. Vidí, že část práce by šla zjednodušit. Že by se daly lépe evidovat kontakty, automatizovat opakující se úkoly, sjednotit komunikace nebo bezpečněji spravovat dokumenty.

Jenže na to všechno je potřeba čas.

Čas zmapovat, jak organizace funguje dnes. Čas pochopit, co je skutečný problém. Čas vybrat vhodné řešení. Čas připravit zadání. Čas nástroj nastavit. Čas vysvětlit změnu týmu. Čas lidi zaškolit. A čas hlídat, jestli se nový způsob práce opravdu uchytil.

Právě to bývá ve VPO nejtěžší. Lidé často pracují na hraně kapacit a prioritou je pochopitelně služba klientům nebo veřejnosti. Digitalizace se pak odkládá, řeší po večerech, lepí dobrovolnicky nebo se zúží na nejviditelnější problém: koupit notebook, zaplatit licenci, vybrat aplikaci.

Jenže samotný nástroj organizaci nezmění.

Když všechno stojí na jednom člověku

Další riziko je závislost na jednotlivci. V řadě organizací existuje někdo, kdo „ví“. Ví, kde jsou hesla. Ví, jak se nastavuje systém. Ví, proč jsou složky pojmenované právě takhle. Ví, komu zavolat, když něco spadne.

Dokud tento člověk v organizaci je, systém nějak funguje. Jakmile odejde, onemocní nebo změní roli, může se část provozu pěkně zadrhnout.

Dobrá digitalizace by přitom měla dělat pravý opak. Měla by snižovat závislost na jednotlivcích. Pomáhat ukládat znalosti do sdílených systémů, nastavovat zastupitelnost, dokumentovat postupy a zajistit, že klíčové informace nejsou jen v hlavě jednoho člověka.

To je důležité pro každou organizaci a pro VPO zvlášť. Jejich síla má být v práci s lidmi, znalosti problému a schopnosti pomáhat. Ne v tom, že jeden přetížený člověk drží pohromadě interní provoz, digitální nástroje a paměť organizace.

Externí pomoc dává smysl. Ale musí znát neziskový kontext

Jedna z cest, jak organizacím ulevit, je externí podpora. Jenže i ta má své limity.

Běžní IT dodavatelé často rozumí technice, ale ne vždy rozumí fungování VPO. Mohou dodat systém, který technicky funguje, ale neodpovídá tomu, jak organizace skutečně pracuje.

VPO proto potřebují jiný typ podpory: takový, který propojuje technickou znalost s pochopením provozu, financování a poslání veřejně prospěšných organizací.

Z diskuzí silně zaznívala představa externí servisní organizace specializované na občanský sektor. Něčeho podobného, jako je účetní firma – jen pro digitální zázemí. Tým lidí s různými kompetencemi, který umí pomoci s auditem, výběrem nástrojů, nastavením procesů, kyberbezpečností, správou účtů, dokumentací i zaškolením týmu.

Nešlo by o jednorázovou technickou výpomoc, ale o partnerství pro dlouhodobé budování digitální udržitelnosti.

Část podobné podpory už dnes Česko.Digital nabízí ve formě tříměsíčního online kurzu Nezisk.Digital. Na webu inspirace.nezisk.digital pak najdete konkrétní příběhy organizací, které kurz absolvovaly. Uvidíte, co je trápilo, jaký postup zvolily, jaké nástroje jim pomohly a co se díky tomu změnilo v jejich každodenním fungování.

Organizace, které řeší konkrétní digitální problém, mohou využít také službu Konzultace s expertem na digitalizaci. Ta pomáhá zorientovat se například ve výběru vhodného nástroje, nastavení procesu, přípravě zadání pro dodavatele nebo rozhodnutí, kde a jak s digitalizací začít.

První krok není nákup. Je to mapování procesů a dobré zadání

Jedním z důležitých zjištění je, že efektivní digitalizace by neměla začínat otázkou „jaký nástroj koupíme?“. Měla by začínat otázkou „co potřebujeme změnit?“.

Mnoho organizací si neumí dobře nadefinovat zadání pro externí podporu. Neznají totiž všechny možnosti technologií, nemají čas mapovat procesy a často jsou zvyklé fungovat v rutinách, které se dlouho nezpochybňovaly.

Právě proto dává smysl začít mapováním procesů. Teprve potom má smysl řešit konkrétní nástroje.

Digitalizace není vedlejší projekt

Dobře zvládnutá digitalizace může organizaci ušetřit čas, snížit chybovost, zpřehlednit řízení a posílit zastupitelnost. Může pomoci lidem věnovat méně energie rutinnímu provozu a více energie práci, kvůli které organizace existuje.

Ale nestane se to samo. Nestačí pořídit software. Nestačí spoléhat na nadšence. Nestačí doufat, že tým začne nový nástroj používat, když mu pošleme odkaz.

Digitalizace je změna fungování organizace. A jako každá změna potřebuje člověka, čas, mandát, podporu vedení a udržitelný plán.

Pokud chceme, aby veřejně prospěšné organizace dokázaly naplno využívat potenciál technologií, musíme přestat vnímat digitalizaci jako čistě technickou záležitost. Je to součást profesionalizace organizace. A někdo ji musí mít reálně na starosti.