V případovce UNIPA uvidíte, jak přechod z nepřehledných tabulek na profesionální CRM systém zjednodušil týmu práci a otevírá novou úroveň komunikace s klienty. A také, že díky našim expertům může vzniknout i řešení zcela na míru. A nezapomeňte – pokud potřebujete pomoct s profesionalizací své organizace, přihlaste se do online kurzu Nezisk.Digital.

Medailonek organizace

Jsme Unie porodních asistentek, z. s. (UNIPA), nezisková profesní organizace porodních asistentek a studentek porodní asistence. Od roku 2005 se podílíme na rozvoji oboru porodní asistence v České republice v souladu s nejnovějšími vědeckými poznatky a přispíváme ke zkvalitnění péče o ženy a děti v období těhotenství, porodu a šestinedělí. Poskytujeme odbornou podporu porodním asistentkám a zároveň informační a poradenský servis těhotným ženám a jejich rodinám. Kurzu Nezisk.Digital se účastnil náš osmičlenný tým, který se tematicky věnuje oblasti perinatální ztráty.

S čím jsme do kurzu vstupovali

Na začátku jsme měly jasnou představu: chtěly jsme vytvořit a spravovat funkční databázi kontaktů. Potřebovaly jsme:

• mít přehled o tom, jaké digitální nástroje lze využít
• vybrat vhodný systém pro databázi
• zvládnout rozesílky e-mailů
• přestat zapisovat kontakty z akcí různě do Excelu

Kontakty jsme dříve zapisovaly do různých souborů a postupně se ztrácely. Systém nebyl jednotný a práce s databází nebyla dlouhodobě udržitelná. Do kurzu jsme vstupovaly s tím, že pokud si alespoň ujasníme, jaký nástroj zvolit a jak databázi správně nastavit, bude to pro nás posun.

Jak jsme postupovaly

Pojmenování problému a návrh řešení
Na začátku jsme si během workshopu pojmenovaly problém a zpřesnily, jak má databáze vypadat a co má umět.

Vzniklo konkrétní workflow – představa, jak by systém měl fungovat v praxi. Následně jsme porovnávaly různé nástroje a zvažovaly jejich vhodnost vzhledem k našim potřebám.

Konzultace s experty
Součástí procesu byla i konzultace s technickým expertem. S prvním jsme si úplně nesedly, ale naše průvodkyně kurzem nám včas pomohla situaci vyřešit. K týmu se připojil nový technický expert s proaktivním přístupem a zkušeností s CRM prostředím. Společně jsme procházeli dosavadní práci, testovali scénáře a hledali konkrétní řešení.

Nezůstaly jsme jen u teorie – dostaly jsme praktickou podporu při nastavování systému, které bylo srozumitelné a překvapivě rychlé.

Implementace v praxi

Vybraly jsme si CRM systém HubSpot. Od té doby:

• databázi aktivně využíváme
• vytváříme v ní pravidelné newslettery
• pracujeme s formuláři na webu
• postupně testujeme další funkce systému

Například pokud se někdo přihlásí přes webový formulář, systém si tuto informaci pamatuje a formulář se danému člověku znovu nezobrazuje. To nám zjednodušuje komunikaci s cílovou skupinou. Dříve jsme kontakty z akcí zapisovaly do různých Excelů a postupně se ztrácely. Dnes jsou soustředěné na jednom místě. Zároveň se zaměřujeme na ladění detailů – například na správné nastavování skupin při rozesílání, aby pozvánky neodcházely jen části příjemců. Učíme se pracovat se systémem tak, aby fungoval „na první dobrou“.

Co nám kurz přinesl

1️⃣ Aktivní práce s CRM

Největší přínos pro nás spočívá v tom, že CRM skutečně používáme.

„Největší přínos pro nás byl ten, že jsme začali aktivně pracovat s tím CRM systémem. Používáme ho pořád hodně a stále tam testujeme nové nástroje. Má pořád velký potenciál, který ale ještě neumíme úplně využít naplno. Nejvíc nám to pomohlo v tom, že můžeme rozesílat newslettery a pozvánky prakticky na jeden klik.“
– Adéla Kubíčková, koordinátorka týmu Perinatální ztráta

Systém se stal součástí naší každodenní práce, nikoli jednorázovým projektem.

2️⃣ Zjednodušení interní i externí komunikace

Rozesílání newsletterů a pozvánek je nyní výrazně jednodušší. Zároveň vnímáme pozitivní zpětnou vazbu na grafické zpracování, přehlednost a funkčnost e-mailů.

„Lidi v týmu i zvenku nám sami začali dávat zpětnou vazbu, že emaily jsou fakt hezky udělaný — vizuálně atraktivní, s obrázky, prokliky, tlačítky. Je to mnohem jednodušší na editaci a komunikace díky tomu výrazně pokročila. A taky si toho všimly i naše cílové skupiny, takže komunikační kampaň se posunula hodně kupředu.“
– Adéla Kubíčková

3️⃣ Proaktivní přístup k dalšímu rozvoji

Neomezily jsme se jen na to, co bylo nastaveno během kurzu. Aktivně vyhledáváme další možnosti, konzultujeme překážky a postupně rozvíjíme to, co už máme zavedené. Zároveň si uvědomujeme, že nastavování systému je proces, který nějakou dobu trvá a vyžaduje postupné ladění.

4️⃣ Podpora vedení

Fungujeme jako samostatná jednotka v rámci širší organizace. Vedení UNIPA je otevřené novým nástrojům a podporuje digitalizaci, pokud si dokážeme zajistit financování. To nám vytváří prostor pro další rozvoj a dlouhodobé využívání zavedených nástrojů.

Co si z toho mohou odnést další organizace?

Příběh UNIPA ukazuje, že změna nemusí začínat velkou transformací celé organizace. Může začít jedním konkrétním tématem – například databází kontaktů.

Zkušenost týmu potvrzuje několik věcí:

  • Nestačí vybrat nástroj. Důležité je ho správně implementovat a tým se s ním musí sžít. To vše nejde hned, vyžaduje to čas a trpělivost.

  • Praktická podpora při nastavování může být klíčová.

  • I drobné úpravy v systému mohou výrazně zjednodušit komunikaci.

Dnes UNIPA pracuje s CRM aktivně a vidí v něm další potenciál. Změna se nestala jednorázovým projektem, ale postupným rozvojem, který pokračuje i po skončení kurzu.

Klíčové změny a jejich dopad

Znalosti a dovednosti: Tým se naučil aktivně pracovat s CRM systémem (HubSpot). Neustále zkouší nové nástroje v systému. 

Strategie: Tým přistupuje k novým nástrojům s dlouhodobou vizí. Nejde jim jen o jednorázové využití, ale o nalezení řešení, které bude fungovat i do budoucna a bude ho možné dále škálovat.

Chování: Tým je proaktivní, nebojí se zkoušet novinky nebo vymýšlet způsoby, jak překonat překážky.

Role vedení: Širší vedení UNIPA si je vědomo potenciálu nových nástrojů a tým v jejich implementaci a digitalizaci podporuje, pokud si je tým schopný zajistit financování těchto nástrojů.

Udržitelnost: Získané znalosti a nástroje využívají aktivně i po skončení kurzu. Uvažují o škálovatelnosti systému a dlouhodobém využití. Změny nejsou dočasné, ale staly se součástí každodenní práce.

👉 Chcete také pomoci s profesionalizací své organizace? Nahradit chaos klidem a přehledem, propojit nástroje a vyladit procesy a hlavně mít více času na své poslání i větší dopad? Podívejte se na další běh online kurzu Nezisk.Digital, kde se tohle vše naučíte.