Přihlašování do dalšího běhu kurzu Nezisk.Digital už je v plném proudu. Chystá se vaše neziskovka zúčastnit? Přinášíme další případovou studii organizace, která kurzem prošla. Dozvíte se, jak digitalizace pomohla organizaci Locika k ještě většímu dopadu. Také uvidíte, že díky expertům, kteří neziskovky kurzem provázejí, může vzniknout i řešení zcela na míru. Čtěte – a pokud potřebujete také pomoct, přihlaste se ,-)

Medailonek organizace

Jsme Locika, nezisková organizace, která pomáhá dětem a jejich rodinám žít život bez násilí. Naší dlouhodobou vizí je vybudovat komplexní centrum, kde dítě ohrožené násilím projde pouze jedním, bezpečným výslechem v prostředí se známým odborníkem. Jedno takové specializované prostředí už jsme zrealizovali. Působíme převážně v Praze a Středočeském kraji, přičemž víme, že dostupnost obdobných služeb v dalších částech ČR není dostatečná.

Tým Lociky tvoří v současné době asi 30 stálých zaměstnanců, doplněných o externí pracovníky na dohody, například pracovnice v oddělených poradenských pracovištích. Organizace má v současnosti mladý kolektiv, který nemá s digitalizací problém a je z digitálních nástrojů nadšený.

S čím jsme do kurzu vstupovali

Digitalizace u nás dlouho nebyla prioritou, než přišel impuls v podobě kurzu Nezisk.Digital. To byl začátek systematické změny. I když byl časově náročnější, přinesl konkrétní rámec a potřebnou motivaci. Zároveň pomohl ujasnit hlavní cíl digitalizace, a to, že má snižovat manuální práci a uvolňovat kapacitu pro přímou práci s klienty. Na poradě širšího vedení jsme určili několik oblastí, které nás nejvíc „pálí“:

• Evidence financí a projektové řízení: Měli jsme potíže s efektivní evidencí financí a ručním přepisováním dat z účetního softwaru Pohoda do Excelu.

• Projektová komunikace: Neměli jsme jednotný a efektivní komunikační nástroj pro řízení projektů.

• Správa dárců (CRM): Neměli jsme přehled o velkém množství malých dárců a chyběl nám systém pro efektivní komunikaci s nimi.

• Vnitřní efektivita: Potřebovali jsme zefektivnit práci týmu, snížit manuální úkony a umožnit pracovníkům soustředit se více na klienty.

Cílem nebylo zavádět technologie pro technologie samotné, ale vytvořit systém, který podpoří naši hlavní misi.

Jak jsme postupovali

Zvolili jsme postup „od potřeb k nástrojům“. Nejprve jsme si vyjasnili, kde vzniká největší zátěž, a teprve poté jsme hledali vhodná řešení.

Už během kurzu jsme nasadili dva nástroje. Oblast financí jsme s podporou průvodce dokončovali i po skončení kurzu, aby finanční reporting skutečně nahradil ruční přepisy z účetního systému Pohoda.

Vedení průběžně vyhodnocovalo návrhy týmu v nákupu a zavádění dalších softwarů:

Co je relevantní?
Co se vrátí v efektivitě?
Co dokážeme dlouhodobě financovat?

Po kurzu jsme tempo udrželi díky novým výzvám a iniciativě týmu; digitalizace se promítla i do rozpočtu jako strategická položka, ne „bokovka“.

„Nyní již i zaměstnanci sami tlačí na to, že nechtějí dělat všechno ručně a že chtějí technologie využívat, takže bych řekla, že jsme se za poslední rok určitě posunuli. Digitalizace se stala důležitým prvkem v rozvoji Centra Locika.“

- Helena Kubatová, finanční manažerka

Implementace v praxi

Digitalizaci jsme uchopili jako kombinaci technických a lidských kroků.

Freelo sjednotilo projektovou komunikaci a řízení termínů.

Pro finance bylo vytvořeno řešení na míru v Excelu – reporting se výrazně zrychlil a odstranily se chyby z ručních přepisů.

Postupně jsme pořídili další software, včetně AI nástrojů (využívaných opatrně pro texty a sumarizace, nikoli pro rozpočtové výpočty).

V implementaci jsme kombinovali krátká opakovaná školení s individuálním zaškolováním. Mladší kolegové pomáhali s adopcí nástrojů, u seniornějších kolegyň jsme zdůrazňovali konkrétní přínosy: méně papírů, méně dotazů, snazší dohledání informací.

Externí průvodce kurzu nám pomáhal držet rytmus a dotahovat úkoly. Zároveň sdílíme zkušenosti s dalšími neziskovkami, aby se změna neopírala jen o jednorázový impuls.

Vybrané nástroje a řešení

Locika implementovala a využívá několik digitálních nástrojů:

• Freelo: Pro komunikační a projektové řízení. Přináší přehled o úkolech, termínech a odpovědnostech. Šetří čas.

• Kontingenční tabulka v Excelu: Protože jsme nenašli vhodný komerční nástroj pro neziskové organizace, průvodce Karel Pešata naprogramoval kontingenční tabulku v Excelu, která funguje skvěle. Data se do ní přetahují z účetního softwaru Pohoda. Toto řešení nám ušil na míru a je o něj zájem i u jiných neziskovek.

• Smart Emailing: Pro evidenci dárců a fundraising. Zavedení této databáze umožnilo efektivnější práci s dárci.

Co nám kurz přinesl

Digitalizace přinesla Locice řadu konkrétních a měřitelných výsledků:

• Úspora času a zvýšená efektivita: Nástroje jako Freelo a kontingenční tabulka výrazně
ušetřily čas. Celkově efektivnější práce umožňuje věnovat se jiným důležitým věcem.

• Zlepšení finančního řízení: Reporting je rychlejší, přehlednější a méně zatížený chybami z ručních přepisů.

• Růst fundraisingu: Díky zakoupené databázi dárců (Smart Emailing) a aktivní komunikaci s nimi se počet pravidelných dárců povedlo zvýšit o 200 %.

• Vylepšená komunikace a projektové řízení: Freelo pomáhá s organizací termínů a projektů.

• Posílení týmové kultury a kompetencí: Mladý tým přináší nadšení a posunuje organizaci dopředu v digitálních dovednostech. I starší kolegyně si postupně osvojují nové nástroje a jsou na to hrdé. Tým má vysokou úroveň vzájemné podpory a ochoty učit se.

• Strategický posun: Digitalizace se stává klíčovým strategickým tématem a je reflektována v rozpočtu organizace.

• Větší přehled o možnostech technologií: Organizace má nyní dle vedení dobrý přehled o tom, jaké možnosti technologie poskytují a kde mohou pomoci.

„Díky vám máme dva užitečné programy, které využíváme, a já jsem nadšená. Opravdu strašně nám to pomohlo. Oba nám ušetří hromadu času, který můžeme využít k naší další práci.“

- Helena Kubatová, finanční manažerka 

Výzvy do budoucna a další plány

Navzdory dosaženým úspěchům čelí Locika i dalším výzvám:

• Udržení tempa: Po skončení kurzu se tempo digitalizace zpomalilo a některé původně plánované úkoly nebyly dotaženy.

• Sjednocení formulářů dotací: Vedení by si přálo sjednocení formulářů žádostí o dotace,
protože rozmanitost a zastaralé formáty (např. Word tabulky bez automatických výpočtů) jsou velkou zátěží.

• Pokračující vzdělávání: Je třeba dále podporovat rozvoj digitálních kompetencí u
zaměstnanců, zejména u těch, kteří s technologiemi stále bojují.

Klíčové změny a jejich dopad

Rychlý nárůst digitálních kompetencí: Freelo, Excel/reporting, CRM, AI; opakovaná mikroškolení a 1:1 podpora.

Strategie: Digitalizace jako priorita vedení; jasná kritéria relevance a návratnosti; rozpočtová ukotvenost.

Chování: Jednotné plánování a komunikace; méně manuálních úkonů.

Role vedení: Kolektivní leadership; průběžné vyhodnocování návrhů; zajištění financí (dotace, dary, NNO slevy).

Udržitelnost: Pravidelné evaluace, sdílení know-how, lehký mentoring; průběžné dolaďování procesů místo velkých jednorázových skoků.

👉 Pokud chcete i ve své organizaci nastolit systém místo improvizace, ušetřit zdroje, zlepšit efektivitu i dopad, podívejte se na další běh kurzu Nezisk.Digital.