Přihlašování do jarního běhu kurzu Nezisk.Digital už je v plném proudu. Chystá se vaše neziskovka zúčastnit? Přinášíme další případovou studii organizace, která kurzem prošla. Locika bojuje za život dětí a rodin bez násilí a má za sebou letos velký úspěch – i díky Locice vešel v platnost zákon, který tělesné trestání dětí označuje za nepřijatelné. V případovce se dozvíte, jak organizaci digitalizace pomohla k ještě většímu dopadu. Také uvidíte, že díky expertům, kteří neziskovky kurzem provázejí, může vzniknout i řešení zcela na míru. Čtěte – a pak se přihlaste!

Medailonek organizace

Jsme Locika, nezisková organizace, která pomáhá dětem a jejich rodinám žít život bez násilí. Naší dlouhodobou vizí je vybudovat komplexní centrum, kde dítě ohrožené násilím projde pouze jedním, bezpečným výslechem v prostředí se známým odborníkem. Jedno takové specializované prostředí už jsme zrealizovali. Působíme převážně v Praze a Středočeském kraji, přičemž víme, že dostupnost obdobných služeb v dalších částech ČR není dostatečná.

Tým Lociky tvoří v současné době asi 30 stálých zaměstnanců, doplněných o externí pracovníky na dohody, například pracovnice v oddělených poradenských pracovištích. Organizace má v současnosti mladý kolektiv, který nemá s digitalizací problém a je z digitálních nástrojů nadšený.

Jak začala digitalizace v Locice: Řešené problémy a přístup

Digitalizace v organizaci dlouho nebyla vnímána jako priorita, pokud se na ni netlačilo zvenčí. Impuls přišel díky kurz Nezisk.Digital, který znamenal jasný začátek změny – i když byl časově náročný, přinesl konkrétní rámec a motivaci. Zároveň pomohl ujasnit hlavní cíl digitalizace a to, že má snižovat manuální práci a uvolňovat kapacitu pro přímou práci s klienty. Na poradě širšího vedení bylo vytyčeno několik oblastí, kde digitalizace nejvíc „pálí“:

• Evidence financí a projektové řízení: Organizace měla potíže s efektivní evidencí financí a ručním přepisováním dat z účetního softwaru Pohoda do Excelu.

• Projektová komunikace: Nedostatek jednotného a efektivního komunikačního nástroje pro řízení projektů.

• Správa dárců (CRM): Organizace neměla pod kontrolou velké množství malých dárců a chyběl jí systém pro efektivní komunikaci s nimi.

• Vnitřní efektivita: Potřeba zefektivnit práci týmu, snížit manuální úkony a umožnit pracovníkům soustředit se více na klienty.

Jak k tomu v Locice přistoupili

Kurz Nezisk.Digital použili trochu jako povinnost a motivaci pro zahájení digitální
transformace. Locika zvolila postup „od potřeb k nástrojům“. Během kurzu nasadili dva nástroje, přičemž evidence financí byla dokončována s podporou mentora až po skončení kurzu – finanční reporting byl dotažen tak, aby nahradil ruční přepisy z účetního systému „Pohoda“. Vedení průběžně vyhodnocovalo návrhy týmu v nákupu a zavádění dalších softwarů: co je relevantní, co se vrátí v efektivitě, a co organizace reálně dokáže ufinancovat (kombinace dotací, darů a slev pro NNO). Po kurzu bylo tempo udržené díky novým výzvám a vlastní iniciativě týmu; digitalizace se promítla i do rozpočtu jako strategická položka, ne „bokovka“.

„Nyní již i zaměstnanci sami tlačí na to, že nechtějí dělat všechno ručně a že chtějí technologie využívat, takže bych řekla, že jsme se za poslední rok určitě posunuli a já to cítím i v rozpočtu, protože položka software tvoří mnohem vyšší částku než v minulosti, vlastně zásadně vyšší než dřív. Naučili jsme se digitální možnosti využívat, i když to není úplně levná záležitost. Pokud nám částečně pomohou dotace, tak jsme schopni to ufinancovat. Digitalizace se stala důležitým prvkem v rozvoji Centra Locika“

- Helena Kubatová, finanční manažerka

Vybrané nástroje a řešení

Locika implementovala a využívá několik digitálních nástrojů:

• Freelo: Pro komunikační a projektové řízení. Tento nástroj pomáhá s termíny a šetří čas.

• Kontingenční tabulka v Excelu: Pro finanční řízení projektů. Vzhledem k tomu, že organizace nenašla vhodný komerční nástroj pro neziskové organizace, mentor Karel Pešata naprogramoval kontingenční tabulku v Excelu, která funguje skvěle. Data se do ní přetahují z účetního softwaru Pohoda. Toto řešení je ušito na míru Locice a je o něj zájem i u jiných neziskovek.

• Smart Emailing: Pro evidenci dárců a fundraising. Zavedení této databáze umožnilo efektivnější práci s dárci.

Přístup vedení a implementace (technická a lidská)

Vedení organizace aktivně podporuje digitalizaci a vnímá ji jako součást strategického rozvoje. Za digitalizaci v Locice není zodpovědný jeden člověk, ale celé vedení, které na pravidelných poradách projednává požadavky týmu. Ve vedení vždy posuzují, zda je požadavek relevantní a zda se investice do technologie vrátí v efektivnější práci.

Freelo sjednotilo projektovou komunikaci a termíny. Pro finance bylo mentorem vytvořeno řešení na míru v Excelu – výrazně to zrychlilo reporting a odstranilo chyby z ručních přepisů. Postupně byl pořízen i další software včetně AI nástrojů (opatrně je používán pro texty a sumarizace, ne pro výpočty rozpočtů).

V organizaci Locika zkombinovali opakovaná krátká školení s individuálním zaškolováním. Mladší kolegové táhli adopci nástrojů, u seniornějších pracovnic se šlo cestou konkrétních přínosů: snazší dohledání informací, méně dotazů od kolegů, méně papírů. Externí mentor pomohl držet rytmus a dotahovat úkoly. Locika sdílí zkušenosti s dalšími NNO (konference, vzájemné učení), aby změna nebyla jednorázová, ale průběžně živená praxí.

Dopad digitalizace: Co se povedlo a jak to lze pozorovat

Digitalizace přinesla Locice řadu konkrétních a měřitelných výsledků:

• Úspora času a zvýšená efektivita: Nástroje jako Freelo a kontingenční tabulka výrazně
ušetřily čas. Celkově efektivnější práce umožňuje věnovat se jiným důležitým věcem.

• Zlepšení finančního řízení: Customizované excelové řešení pro finance funguje skvěle a umožňuje snadné kopírování dat z účetnictví.

• Růst fundraisingu: Díky zakoupené databázi dárců (Smart Emailing) a aktivní komunikaci s nimi se počet pravidelných dárců povedlo zvýšit o 200 %.

• Vylepšená komunikace a projektové řízení: Freelo pomáhá s organizací termínů a projektů.

• Posílení týmové kultury a kompetencí: Mladý tým přináší nadšení a posunuje organizaci dopředu v digitálních dovednostech. I starší kolegyně si postupně osvojují nové nástroje a jsou na to hrdé. Tým má vysokou úroveň vzájemné podpory a ochoty učit se.

• Strategický posun: Digitalizace se stává klíčovým strategickým tématem a je reflektována v rozpočtu organizace.

• Větší přehled o možnostech technologií: Organizace má nyní dle vedení dobrý přehled o tom, jaké možnosti technologie poskytují a kde mohou pomoci.

„Díky vám máme 2 skvělé programy, který využíváme, a já jsem nadšená. A strašně nám to pomohlo. Oba ty programy nám opravdu ušetří strašně moc času, který můžeme využít k další naší práci.“

- Helena Kubatová, finanční manažerka 

Výzvy do budoucna a další plány

Navzdory dosaženým úspěchům čelí Locika i dalším výzvám:

• Udržení tempa: Po skončení kurzu se tempo digitalizace zpomalilo a některé původně plánované úkoly nebyly dotaženy.

• Sjednocení formulářů dotací: Vedení by si přálo sjednocení formulářů žádostí o dotace,
protože rozmanitost a zastaralé formáty (např. Word tabulky bez automatických výpočtů) jsou velkou zátěží.

• Pokračující vzdělávání: Je třeba dále podporovat rozvoj digitálních kompetencí u
zaměstnanců, zejména u těch, kteří s technologiemi stále bojují.

Klíčové změny a jejich dopad

Rychlý nárůst digitálních kompetencí: Freelo, Excel/reporting, CRM, AI); opakovaná mikroškolení a 1:1 podpora.

Strategie: Digitalizace jako priorita vedení; jasná kritéria relevance a návratnosti; rozpočtová ukotvenost.

Chování: Jednotné plánování a komunikace; méně manuálních úkonů.

Role vedení: Kolektivní leadership; průběžné vyhodnocování návrhů; zajištění financí (dotace, dary, NNO slevy).

Udržitelnost: Pravidelné evaluace, sdílení know-how, lehký mentoring; průběžné dolaďování procesů místo velkých jednorázových skoků.