Přihlašování do nového běhu kurzu Nezisk.Digital už je v plném proudu. Chystá se vaše neziskovka zúčastnit? Přinášíme další případovou studii organizace, která kurzem prošla. Dozvíte se, jak organizaci digitalizace pomohla organizaci Locika k ještě většímu dopadu. Také uvidíte, že díky expertům, kteří neziskovky kurzem provázejí, může vzniknout i řešení zcela na míru. Čtěte – a pokud potřebujete také pomoct, přihlaste se ,-)

Medailonek organizace

Jsme Locika, nezisková organizace, která pomáhá dětem a jejich rodinám žít život bez násilí. Naší dlouhodobou vizí je vybudovat komplexní centrum, kde dítě ohrožené násilím projde pouze jedním, bezpečným výslechem v prostředí se známým odborníkem. Jedno takové specializované prostředí už jsme zrealizovali. Působíme převážně v Praze a Středočeském kraji, přičemž víme, že dostupnost obdobných služeb v dalších částech ČR není dostatečná.

Tým Lociky tvoří v současné době asi 30 stálých zaměstnanců, doplněných o externí pracovníky na dohody, například pracovnice v oddělených poradenských pracovištích. Organizace má v současnosti mladý kolektiv, který nemá s digitalizací problém a je z digitálních nástrojů nadšený.

S čím jsme do kurzu vstupovali

Digitalizace u nás dlouho nebyla prioritou, pokud na ni nepřišel impuls v podobě kurzu Nezisk.Digital, který znamenal začátek systematické změny. I když byl časově náročný, přinesl konkrétní rámec a motivaci. Zároveň pomohl ujasnit hlavní cíl digitalizace a to, že má snižovat manuální práci a uvolňovat kapacitu pro přímou práci s klienty. Na poradě širšího vedení bylo vytyčeno několik oblastí, kde digitalizace nejvíc „pálí“:

• Evidence financí a projektové řízení: Měli jsme potíže s efektivní evidencí financí a ručním přepisováním dat z účetního softwaru Pohoda do Excelu.

• Projektová komunikace: Neměli jsme jednotný a efektivní komunikační nástroj pro řízení projektů.

• Správa dárců (CRM): Neměli jsme přehled o velkém množství malých dárců a chyběl nám systém pro efektivní komunikaci s nimi.

• Vnitřní efektivita: Potřebovali jsme zefektivnit práci týmu, snížit manuální úkony a umožnit pracovníkům soustředit se více na klienty.

Cílem nebylo zavádět technologie pro technologie samotné, ale vytvořit systém, který podpoří naši hlavní misi.

Jak jsme postupovali

Kurz Nezisk.Digital použili jako strukturovaná rámec i motivaci pro zahájení digitální
transformace. Zvolili jsme postup „od potřeb k nástrojům“. Nejprve jsme si vyjasnili, kde vzniká největší zátěž, a teprve poté jsme hledali vhodná řešení.

Už během kurzu jsme nasadili dva nástroje. Oblast financí jsme s podporou průvodce dokončovali i po skončení kurzu, aby finanční reporting skutečně nahradil ruční přepisy z účetního systému Pohoda.

Vedení průběžně vyhodnocovalo návrhy týmu v nákupu a zavádění dalších softwarů:
Co je relevantní?
Co se vrátí v efektivitě?
Co dokážeme dlouhodobě financovat?

Po kurzu jsme tempo udrželi díky novým výzvám a iniciativě týmu; digitalizace se promítla i do rozpočtu jako strategická položka, ne „bokovka“.

„Nyní již i zaměstnanci sami tlačí na to, že nechtějí dělat všechno ručně a že chtějí technologie využívat, takže bych řekla, že jsme se za poslední rok určitě posunuli a já to cítím i v rozpočtu, protože položka software tvoří mnohem vyšší částku než v minulosti, vlastně zásadně vyšší než dřív. Naučili jsme se digitální možnosti využívat, i když to není úplně levná záležitost. Pokud nám částečně pomohou dotace, tak jsme schopni to ufinancovat. Digitalizace se stala důležitým prvkem v rozvoji Centra Locika“

- Helena Kubatová, finanční manažerka

Implementace v praxi

Digitalizaci jsme uchopili jako kombinaci technických a lidských kroků.

Freelo sjednotilo projektovou komunikaci a řízení termínů.

Pro finance bylo vytvořeno řešení na míru v Excelu – reporting se výrazně zrychlil a odstranily se chyby z ručních přepisů.

Postupně jsme pořídili další software, včetně AI nástrojů (využívaných opatrně pro texty a sumarizace, nikoli pro rozpočtové výpočty).

V implementaci jsme kombinovali krátká opakovaná školení s individuálním zaškolováním. Mladší kolegové pomáhali s adopcí nástrojů, u seniornějších kolegyň jsme zdůrazňovali konkrétní přínosy: méně papírů, méně dotazů, snazší dohledání informací.

Externí průvodce pomáhal držet rytmus a dotahovat úkoly. Zároveň sdílíme zkušenosti s dalšími neziskovkami, aby se změna neopírala jen o jednorázový impuls.

Vybrané nástroje a řešení

Locika implementovala a využívá několik digitálních nástrojů:

• Freelo: Pro komunikační a projektové řízení. Přináší přehled o úkolech, termínech a odpovědnostech. Šetří čas.

• Kontingenční tabulka v Excelu: Protože jsme nenašli vhodný komerční nástroj pro neziskové organizace, průvodce Karel Pešata naprogramoval kontingenční tabulku v Excelu, která funguje skvěle. Data se do ní přetahují z účetního softwaru Pohoda. Toto řešení nám ušil na míru a je o něj zájem i u jiných neziskovek.

• Smart Emailing: Pro evidenci dárců a fundraising. Zavedení této databáze umožnilo efektivnější práci s dárci.

Co nám kurz přinesl

Digitalizace přinesla Locice řadu konkrétních a měřitelných výsledků:

• Úspora času a zvýšená efektivita: Nástroje jako Freelo a kontingenční tabulka výrazně
ušetřily čas. Celkově efektivnější práce umožňuje věnovat se jiným důležitým věcem.

• Zlepšení finančního řízení: Reporting je rychlejší, přehlednější a méně zatížený chybami z ručních přepisů.

• Růst fundraisingu: Díky zakoupené databázi dárců (Smart Emailing) a aktivní komunikaci s nimi se počet pravidelných dárců povedlo zvýšit o 200 %.

• Vylepšená komunikace a projektové řízení: Freelo pomáhá s organizací termínů a projektů.

• Posílení týmové kultury a kompetencí: Mladý tým přináší nadšení a posunuje organizaci dopředu v digitálních dovednostech. I starší kolegyně si postupně osvojují nové nástroje a jsou na to hrdé. Tým má vysokou úroveň vzájemné podpory a ochoty učit se.

• Strategický posun: Digitalizace se stává klíčovým strategickým tématem a je reflektována v rozpočtu organizace.

• Větší přehled o možnostech technologií: Organizace má nyní dle vedení dobrý přehled o tom, jaké možnosti technologie poskytují a kde mohou pomoci.

„Díky vám máme dva užitečné programy, které využíváme, a já jsem nadšená. Opravdu strašně nám to pomohlo. Oba nám ušetří hromadu času, který můžeme využít k naší další práci.“

- Helena Kubatová, finanční manažerka 

Výzvy do budoucna a další plány

Navzdory dosaženým úspěchům čelí Locika i dalším výzvám:

• Udržení tempa: Po skončení kurzu se tempo digitalizace zpomalilo a některé původně plánované úkoly nebyly dotaženy.

• Sjednocení formulářů dotací: Vedení by si přálo sjednocení formulářů žádostí o dotace,
protože rozmanitost a zastaralé formáty (např. Word tabulky bez automatických výpočtů) jsou velkou zátěží.

• Pokračující vzdělávání: Je třeba dále podporovat rozvoj digitálních kompetencí u
zaměstnanců, zejména u těch, kteří s technologiemi stále bojují.

Klíčové změny a jejich dopad

Rychlý nárůst digitálních kompetencí: Freelo, Excel/reporting, CRM, AI; opakovaná mikroškolení a 1:1 podpora.

Strategie: Digitalizace jako priorita vedení; jasná kritéria relevance a návratnosti; rozpočtová ukotvenost.

Chování: Jednotné plánování a komunikace; méně manuálních úkonů.

Role vedení: Kolektivní leadership; průběžné vyhodnocování návrhů; zajištění financí (dotace, dary, NNO slevy).

Udržitelnost: Pravidelné evaluace, sdílení know-how, lehký mentoring; průběžné dolaďování procesů místo velkých jednorázových skoků.

👉 Pokud chcete i ve své organizaci nastavit digitalizaci systematicky a s jasným přesahem do efektivity i dopadu, podívejte se na další běh kurzu Nezisk.Digital.