Blízký soused: Digitalizace jako cesta ke klientovi

Čtyři úspěšné běhy kurzu Nezisk.Digital jsou za námi a výsledky nám opravdu dělají radost: desítky neziskových organizací dokázaly výrazně zefektivnit svou práci. Každá z nich je přitom jiná. Každá hledala řešení na své specifické potřeby s podporou expertů, kteří se jí věnovali individuálně a na míru. A na většině těchto cest digitálních transformací jsme objevili něco inspirativního, o co stojí za to podělit se dál.

Představujeme vám proto několik příběhů neziskovek, kterým digitalizace otevřela úplně nové možnosti – nejen online, ale především v reálném světě.

První z inspirativních příkladů je organizace Blízký soused. Díky promyšlené digitalizaci se jejich pozitivní dopad na životy klientů změnil velmi hmatatelně. Poprvé mají ve svém týmu kolegyni, která nepůsobí v Plzni ani v jejím okolí, ale až v dalekém Děčíně. Digitalizace jim umožnila rozšířit své působení tam, kam by se jinak nikdy nedostali.

Podívejte se s námi na jejich „případovku“.

Medailonek organizace

Jsme nezisková organizace, která se věnuje volnočasovým výchovně-vzdělávacím aktivitám pro děti ze sociálně znevýhodněných rodin, zejména z romské komunity. Naším mottem je: „Pomáháme dětem být dětmi, aby z nich vyrostli lepší dospělí.“ V Plzni a okolí provozujeme klubové centrum, kde se pravidelně setkáváme s dětmi v rámci doučování i volnočasových aktivit. Služby poskytujeme bezplatně a vycházíme z principů svobodného, rovného a individuálního přístupu, důvěry a aktivizace klienta.

Tým tvoří zhruba 15 zaměstnanců – směs majority i romské komunity, VŠ absolventi různých oborů (pedagogika, sociální práce, ekonomie...) i pouze zaměstnanci se základním vzděláním, všichni převážně využívající částečné úvazky. Pracujeme jak v klubovnách, tak v terénu – díky růstu týmu dokážeme pokrývat víc lokalit v Plzni i menších městech.

Digitalizace jako organizační proměna

Digitalizační změna v Blízkém sousedovi nezačala jako technologický projekt, ale jako potřeba reagovat na rostoucí tým, zvýšit přehlednost a umožnit každému pracovníkovi samostatně fungovat. Díky účasti v kurzu Nezisk.Digital se rozběhl transformační proces, který vedl ke konkrétním technickým změnám, ale i k hlubším změnám v chodu organizace.

Zavedení nástrojů jako Microsoft Teams, OneDrive, sdílený kalendář nebo jednotné digitální docházky přineslo:

  • přehlednost v plánování aktivit a přístupnosti informací,
  • výrazné zjednodušení organizace schůzek, výjezdů i dokumentace,
  • možnost rozšíření aktivit do více lokalit,
  • větší samostatnost pracovníků a menší závislost na vedoucí,
  • plynulejší pracovní komunikaci oddělenou od osobní (např. skrze plánované odesílání zpráv v Teams).

Klíčová role vedení a ambasadorů změny

Transformaci umožnilo nejen technické vybavení, ale především silné zapojení vedení a vnitřních „ambasadorů digitalizace“. Pavla Macháňová (místopředsedkyně organizace) a Tereza Šašková, které se účastnily kurzu, vytvořily v tandemu jádro podpory změn. Jak samy říkají, bylo klíčové, že mohly promýšlet jednotlivé kroky společně – sdílet nejistoty, navzájem se motivovat a hledat realistické cesty, jak nové věci ve velmi různorodém týmu zavádět.

Pavla, díky své autoritě a pozici v organizaci, dokázala změny nejen iniciovat, ale především je prakticky prosazovat. Její roli popsala Tereza následovně:

„Bylo důležité, že to byla Pája, kdo to vedl. Má autoritu, lidi jí naslouchají. Kdybych to dělala sama, nemělo by to takový efekt.“

Jejich práce zároveň inspirovala další kolegy – zejména mladší a technicky zdatnější – kteří se postupně stali „mentory“ pro ostatní. Například nově nastupující kolegyně s vyšší digitální kompetencí se rychle zaškolila a převzala iniciativu v technickém nastavování nástrojů.

Ambasadoři změny tedy nevznikli formálním rozhodnutím, ale přirozeně – díky zájmu, důvěře a sdílení know-how. Tento přístup podpořil sebevědomí týmu, zvýšil pocit kompetence i vnitřní motivaci učit se dál.

Dopady na služby a klienty

Z pohledu klienta se proměna projevila několika konkrétními způsoby:

  • Spolehlivější služby – lepší plánování a přehlednost vedly ke snížení zmatků a rušení akcí
  • Více dostupnosti v terénu – efektivní logistika umožňuje častější výjezdy do okolních obcí
  • Lepší informovanost – pracovníci lépe evidují a sdílejí výstupy z aktivit, např. fotky
  • Větší klid pracovníků – méně chaosu, více soustředění na děti a přímou práci
  • Profesionalita – většina pracovníků působí jistěji, přehledněji, s větší důvěryhodností

Navíc díky digitalizaci může organizace plánovat interní porady a školení efektivněji – běžné provozní věci řeší online a osobní setkání tak mohou být zaměřená na odborný rozvoj (např. základy krizové intervence, marketing, kyberbezpečnost).

Výzvy a udržitelnost

Změna nebyla snadná. Členové týmu mají různou úroveň digitálních dovedností, pracují na zkrácené úvazky, často pouze z mobilu. Nastavení každého nástroje tak probíhalo individuálně, krok za krokem – od vytvoření emailů, přes instalaci aplikací, po výuku používání kalendářů nebo práce s úložištěm.

Přes všechny výzvy tým dokázal změny přijmout a osvojit si je. Jak říká Pavla:

„Když dneska komunikuju s kolegyní přes Teamsy a ona říká ‘jojo, to už umíme’, vidím na ní tu radost. To je něco, co si díky práci osvojila – a to je její.“

Organizace nyní plánuje navázat mimo jiné tím, že komunitní pracovníci absolvují akreditovaný kurz digitálních kompetencí na mobilu a ideálně dostanou i starší notebooky pro další rozvoj.

Shrnutí dopadů

Oblast Změna
Znalosti a dovednosti Práce s nástroji Microsoft 365, plánování, dokumentace, práce s úložištěm
Postoje Přijetí digitalizace jako nástroje usnadnění práce, zvýšení pocitu kompetence
Chování Větší samostatnost pracovníků, pravidelná online komunikace a sdílení
Strategie Rozvoj vnitřních kapacit, posilování leadershipu, definice pozic a rolí v týmu
Dopad na klienty Kvalitnější služby, více pozornosti klientům, dostupnost i v odlehlejších lokalitách
Role vedení Aktivní podpora digitalizace, promyšlené řízení změny, silní interní ambasadoři
Udržitelnost Zapojení nových zaměstnanců do změn, plány na posílení vybavení a školení

Zde je k dispozici pro doplnění i videomedailonek Blízký soused.