Proč je to dobrý příklad?

Tento příklad ukazuje, jak může vypadat jedna z cest k získání kvalitního softwarového řešení, které bude využívat moderní přístupy a technologie, a to za současného využití dobře nastavených kritérií kvality a ceny.

Vyhnete se tak tolik typickém stereotypu: úřad by rád zadal kvalitní zakázku, nicméně se orientuje v nabídkách jen na základě ceny. To mnohdy nejde dohromady.

Ministerstvo se v tomto případě rozhodlo po návrhu ASWA k zadání veřejné zakázky, jejímž předmětem je vývoj řešení iterativním* (postupným) způsobem. Tento způsob je flexibilnější, zvládá dobře reagovat na změny během práce při realizaci veřejné zakázky a vede k větší spokojenosti všech.

Jedná se o osvědčenou metodu, jak se dopracovat ke kvalitnímu řešení, kdy na jedné straně maximálně uspokojuje koncového uživatele (občany, kteří budou nástroj používat) a na straně druhé řeší problém zadavatele (v tomto případě potřebu ministerstva koordinovat distribuci kreativních voucherů).

Tento příklad navíc naznačuje, kolik mohou stát projekty podobné velikosti a jaké složení týmu je k tomu zapotřebí.

*Iterace je opakovaný proces, při kterém se krok za krokem zpětnou vazbou a úpravami postupně zdokonaluje a vylepšuje nějaký prvek nebo výsledek. Metodika Agilního řízení je popsána na stránkách ASWA nebo v sérii videí Česko.Digital.

Co je největším přínosem této veřejné zakázky?

Mění zažitý stereotyp, že ve veřejné zakázce vítězí nabídka s nejnižší cenou. Tím, že nemusí mít organizace vždy komplexní zkušenost nebo rozsáhlé kompetence pro řízení softwarových projektů, se často ubírají cestou hodnocení nabídek dodavatelů pouze na základě ceny. Důvodem pro orientaci zadavatelů na cenu, však rovněž může být opatrnost vůči kontrolním orgánům. Vybrat dodavatele veřejné zakázky podle ceny je jednodušší (méně zpochybnitelné), nežli hodnotit kritéria kvality, což je pochopitelně náročnější, pro kvalitu výsledku ovšem zásadní.

Proč nesoutěžit pouze na cenu?

Preference nejlevnějšího řešení dává smysl tam, kde zadavatel předpokládá, že jeho potřeby budou v dostatečné míře kvality získány již na základě jím konkrétně definovaných požadavků, přičemž další zvyšování kvality by již bylo pro zadavatele nepřínosné – kvalitnější řešení sice existuje, ale je nepotřebné. V takových případech proto není potřeba upřednostňovat plnění, které je kvalitnější.

Pokud je však součástí veřejné zakázky plnění, které je založeno např. na tvůrčích činnostech, programování či vývoji (tzn. plnění s přidanou hodnotou), tak je ve většině případů vhodné soutěžit nejen na cenu, neboť je žádoucí, aby kvalita takového plnění byla co nejvyšší. V mnoha případech však zadavatel nedovede kvalitu vydefinovat předem svými konkrétními požadavky a je proto vhodné přenechat dílčí část tvorby obsahu plnění na dodavatelích, což lze zohlednit právě hodnocením kvality. Dodavatelé se tak mohou spolupodílet na definici následného plnění.

V rámci této veřejné zakázky vznikla pravidla hodnocení nabídek dodavatelů zahrnující především kvalitu navrhovaného řešení (strana 15). V rámci hodnocení byla upřednostňována nabídka dodavatele s přihlédnutím k designovému konceptu a UX, technickému řešení, správě obsahu a možnosti administrace a provozu, portability a bezpečnosti navrhovaného řešení, a to na základě definovaných podmínek.

Co bylo základním klíčem k úspěchu?

Klíčem k úspěchu byli lidé, kteří se na veřejné zakázce podíleli, a v neposlední řadě rovněž důkladná příprava veřejné zakázky. Vyvážené složení týmu lidí a jejich vzájemná úzká spolupráce dovedly tuto veřejnou zakázku do stávající realizační fáze.

Na straně ministerstva to byly především lidé z oddělení kulturních a kreativních odvětví a z oddělení veřejných zakázek. Dále to byli odborníci (právník, experti na e‑government) z ASWA, kterou ministerstvo vybralo jakožto expertního konzultanta pro tento projekt.

Takto sestavený tým připravil úspěšnou veřejnou zakázku, jejíž hodnocení bylo založeno na kvalitativních kritériích a jejíž předmět plnění je dostatečně flexibilní a upřednostňuje agilní řízení projektu.

5 klíčových bodů, díky kterým se veřejnou zakázku podařilo zrealizovat:

  1. lidé a jejich vzájemná spolupráce,
  2. důvěra v iterativní postup při řízení projektu,
  3. odbornost projektového týmu,
  4. kritéria férové soutěže s důrazem na kvalitu (oproti klasickým kritériím zohledňujícím zejména cenu),
  5. předběžná tržní konzultace (umožňuje získat lepší vhled do různých možností pro realizaci projektu, lépe porozumět potřebám dodavatelů a ověřuje specifikaci navrhované zadávací dokumentace),

Veřejná zakázka v kostce

-        Zadavatel: Česká republika – Ministerstvo kultury

(Oddělení kulturních a kreativních odvětví)

-        Smluvní hodnota veřejné zakázky: max. cca 15 milionů Kč (vč. DPH)

-        Doba přípravy a realizace veřejné zakázky: zhruba 1 rok

-        Odhad práce konzultantů ASWA: 150 hodin

-        Začátek prací na vývoji softwaru: jaro 2023

-        Odhadovaný konec projektu: 2026

Detailnější pohled na veřejnou zakázku včetně road mapy a vyjádření zúčastněných přináší ASWA ve své případové studii.

Užitečné odkazy

●      Kompletní dokumentace projektu

●      Co jsou kreativní vouchery?

●      Projekt vznikl na základě rozvoje sektoru kulturních a kreativních odvětví

●      Chci pomoc od ASWA