Komunikace a trackování úkolů

Hlavním komunikačním kanálem byl po celou dobu projektu Slack, ve kterém celé Česko.Digital žije a funguje. Zde se řešilo probíhající dění na projektu, především věci, které potřebovaly rychlou reakci nebo se objevily ex post z již zadaných úkolů. Díky možnosti označit jednotlivé členy v konverzaci mohl mít celý tým přehled o probíhajícím dění na projektu.

V některých případech však delší komunikace ve Slackovém vlákně mohla vést ke zmatkům a ztrátě původní myšlenky/zadání. Snažil jsem se průběžně podobné konverzace převádět na tickety/kartičky do Trella a případně z nich vytáhnout hlavní body, na kterých jsme se shodli.

Trello nám sloužilo ke sledování plnění úkolů. Zde jsem označoval členy týmu, pro které byl daný úkol určen, zadával deadliny, vytvářel checklisty u náročnějších úkolů a případně vedl diskuzi ohledně úkolu samotného.

Trello jsme měli organizováno jako Kanban (vizuální systém správy úkolů, slovo Kanban pochází z japonštiny v doslovném překladu znamená něco jako „karty, které jsou vidět“, pozn. red.), můžete ho vidět na obrázku. Každých 14 dní jsme se pak potkávali na pravidelné týmové schůzce, během které se úkoly revidovaly a aktualizovaly.

Projektový tým a zastupitelnost

Klíčovým prvkem pro mě a celý projekt byl projektový tým. Jednalo se o několik lidí z jednotlivých oblastí (vývoj, UX, grafika, marketing, copy, zadavatel a další), kteří pracovali na projektu po celou jeho dobu. K nim jsem se spolu s koordinátory z Česko.Digital snažil sehnat zástupce, tzv. tandem, kteří by jim pomáhali a v případě výpadku práci převzali. 

Dobrým zdrojem byly jednotlivé specializované kanály v Slacku Česko.Digital, bohužel především v oblasti vývoje jsme se však potýkali s relativně vysokou mírou fluktuace (kromě IT developera Davida Němce, který na projektu dokonce pokračuje i po jeho dokončení v Česko.Digital).

Dalším stěžejním bodem byla oscilace pracovního vytížení dobrovolníků. Nepodařilo se mi po celou dobu projektu udržet určitou „střední“ hladinu vytížení (pro představu bych to popsal jako: „mám práci, vím co dělat, je toho dost, ale stíhám a nejsem přetížen/a“). Klidnější období na začátku projektu totiž pár týdnů před spuštěním projektu vystřídal sprint, kdy se pracovalo snad každý den. Doporučuji si proto pohlídat termíny a zástupy a síly týmu rozložit plynuleji.

Spuštění projektu

Spuštění projektu je zásadním okamžikem, kdy jednak spatří světlo světa dlouhodobá práce celého týmu a jednak se snaží celý tým (i interní kmenový tým z Česko.Digital) projekt co nejlépe „prodat“ veřejnosti.

Doporučil bych si do detailu pohlídat, co launch pro všechny zúčastněné strany (Česko.Digital, projektový tým, spřátelené třetí stany a média/veřejnost) znamená. Za Nedlužím státu měla výborně připravenou časovou osu naše marketingová koordinátorka Jana Kneschke, popřípadě na této stránce se dají vidět vypracované fáze projektu.

Před samotným launchem je dobré mít aplikaci/stránku již nějakou dobu v provozu a vyhradit si čas na testing, ideálně uživatelské testování. My jsme si na tuto „generálku“  udělali čas až den předem, což přineslo zbytečný stres.

Vývoj x design

Spolupráci mezi vývojem a designem jsem vnímal jako zásadní pro úspěch projektu. Obě strany by se měly dobře chápat a rozumět podnětům a zadáním, které si navzájem předkládají (což v některých případech znamenalo třeba i denní synchronizaci nad úkolem a komplexním procesem spolupráce).

Důležitým nástrojem pro vývoj a design se stala Figma, ve které jsme připravili kompletní grafický návrh a odladili styly jednotlivých webových elementů.

V rámci služeb (backend vývoje) jsem však udělal chybu z hlediska rozložení práce. Měli jsme připravené jasné zadání pro design, na které navazoval vývoj statických a dynamických částí frontendu. Dále jsme věděli, jaké služby na backend budeme potřebovat. Jejich design a vývoj mohl začít paralelně, následně jsme je mohli otestovat na simulovaných datech a mít tak vše připraveno.

Ale nestalo se tak. Troufám si tvrdit, že toto pochybení stálo projekt před spuštěním týden času a mě osobně několik krušných chvil. Učíme se ale z vlastních chyb!

Vize x roadmap

Nedílnou součástí projektu je jeho vize. Tohle celému týmu perfektně připomněl UX designér Tomáš Svěrák, který nás díky svým podnětům dovedl k revizi vize projektu, pak k redefinici mise pro fázi 1.5 a ve finálním důsledku také ke kompletnímu redesignu webu. Pravidelné připomenutí vize nebo alespoň mise projektu navíc pomůže celému týmu udržet si přehled, jakým směrem se ubírá. Vizi a misi je také dobré aktualizovat vzhledem k dosaženým cílům nebo novým zjištěním.

Pokud vás zajímá pokračování příběhu Nedlužím státu, tak ho můžete vidět na www.nedluzimstatu.cz. Doufám, že vám tento článek v něčem pomohl, rád také zodpovím dotazy ohledně článku, ideálně na LinkedInu – tady je můj profil.

Článek vznikl v rámci projektu Tvořit může každý.

Editorka: Kateřina Sikorová

Korektor: Karolína Krhutová